Todos los meses se repite la misma escena: tu contador te pide "lo de siempre" y vos salís a juntar PDFs sueltos, capturas y planillas. La buena noticia es que ese "lo de siempre" es una lista corta y predecible. Si la tenés ordenada, el cierre mensual deja de ser un dolor de cabeza.
Es el corazón del cierre: el detalle de todo lo que facturaste y todo lo que te facturaron, con el IVA discriminado. Con eso tu contador arma la declaración de IVA. Si lo armás a mano juntando comprobantes, es donde más errores y tiempo se pierden. Lo ideal es exportarlo listo, en Excel y PDF.
Cada percepción de Ingresos Brutos o IVA que te aplicaron, y cada retención que te hicieron al cobrar, son pagos a cuenta que reducen lo que tenés que pagar. Si no se las pasás al contador, los descuentos se pierden y pagás de más. Conviene tenerlas registradas con su comprobante y su jurisdicción.
Facturas, notas de crédito y débito, emitidas y recibidas, cada una válida por su CAE. Ante una inspección, lo que vale es el comprobante electrónico completo (con su XML), no la captura de pantalla. Tenerlos resguardados y accesibles te ahorra corridas.
Para cerrar bien, el contador necesita saber cuánto te deben los clientes, cuánto les debés a los proveedores y cómo cerraron caja y bancos. Si esos saldos salen del mismo sistema donde facturás y cobrás, cuadran solos; si viven en cuadernos distintos, hay que reconciliarlos a mano.
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